Поновлення здійснюється в два етапи: встановлення факту реєстрації (якщо потрібно) та внесення нового запису. Процедура може бути адміністративною (без суду) або судовою.
Адміністративний порядок застосовується, якщо є достатні докази факту події без необхідності судового рішення (наприклад, наявність другого примірника запису в архіві або свідоцтва з ТОТ).
Кроки:
- Подача заяви про поновлення актового запису до відділу ДРАЦС.
- Додавання документів, що підтверджують факт події.
- Перевірка документів органом ДРАЦС (до 15 днів).
- Внесення нового запису до ДРАЦС та видача свідоцтва (протягом 3 робочих днів після перевірки).
Спеціальні правила для ТОТ (зміни від 09.08.2022): Свідоцтва, видані на окупованій території (включаючи "російські" чи "Л/ДНР" зразки), визнаються доказами без легалізації, якщо вони підтверджують факт події.
Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:- архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;
- документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
- свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
- інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.
Судовий порядок обов'язковий, якщо адміністративний шлях неможливий (відсутність документів або спірний факт). Встановлення факту відбувається в суді відповідно до Цивільного процесуального кодексу України (ст. 293–303).
Кроки:
- Подача заяви до суду (за місцем проживання заявника або за місцем події) про встановлення факту державної реєстрації акта цивільного стану.
- Додавання доказів (перелік нижче).
- Розгляд справи судом (термін — до 2 місяців; у спрощеному провадженні — до 30 днів).
- Отримання рішення суду, що набрало законної сили.
- Подача до відділу ДРАЦС: копії рішення суду + заяви про поновлення.
- Внесення нового актового запису до реєстру (протягом 3 днів) та видача свідоцтва.
Необхідні документи:- Паспорт (або інший документ, що посвідчує особу) та ІПН.
- Документи, що підтверджують факт події: свідоцтво (навіть якщо воно «російського» чи «Л/ДНР» зразка — суд його визнає як доказ); свідоцтва про народження дітей, шлюбний контракт, рішення суду про розірвання шлюбу тощо; архівні довідки (з обласного архіву, пологового будинку, військкомату тощо); свідчення свідків (якщо є).
Особливості для різних видів актів:Народження: Додатково — медична довідка з пологового будинку; для ТОТ — свідоцтво окупаційної влади.
Шлюб/розірвання шлюбу: Шлюбний договір, рішення суду про розлучення; свідчення подружжя.
Смерть: Медична довідка про смерть, поховання; для зниклих безвісти — рішення суду про визнання померлим.