Як та навіщо потрібно оцифрувати трудову книжку до 2026 року?

Як та навіщо оцифровувати трудову книжку до літа 2026 року аби не втратити трудовий стаж на завжди?

Одним із ключових кроків у цій трансформації для українців стала оцифровка трудової книжки — документа, який фіксує весь трудовий шлях людини та слугує основою для нарахування пенсії та страхового стажу. Згідно із Законом України "Про електронні трудові книжки" від 5 лютого 2021 року № 1217-IX (далі — Закон), цей процес не лише спрощує бюрократію, але й захищає права працівників від втрат через пошкодження чи загублення паперових носіїв.

Чому це актуально саме зараз? У 2021 році Верховна Рада України ухвалила Закон, який дав громадянам п'ять років на перехід від паперових трудових книжок до електронного формату. Кінцевий термін — 10 червня 2026 року.

Пенсійний фонд України (ПФУ) неодноразово наголошував: несвоєчасна оцифровка може призвести до втрати страхового стажу, скорочення його терміну та затримок у оформленні пенсії. У цій розгорнутій статті ми детально розберемо, навіщо оцифровувати трудову книжку, як це зробити крок за кроком, та які ризики нехтувати цим процесом.

Навіщо оцифровувати трудову книжку: переваги та правові підстави

Трудова книжка — це не просто "папірець" з печатками. Вона є ключовим доказом вашого трудового стажу, який безпосередньо впливає на розмір пенсії, соціальні виплати та навіть право на пільги. Згідно зі статтею 1 Закону, електронна трудова книжка (ЕТК) — це електронний документ, що містить відомості про трудову діяльність працівника, сформований на підставі даних з паперової трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж.

Основні причини для оцифровки:

Захист страхового стажу від втрат. Паперові книжки можуть загубитися, пошкодитися чи бути знищеними (наприклад, під час пожежі чи повені). Електронна версія зберігається в державних реєстрах і автоматично інтегрується з системою ПФУ. Як зазначає ПФУ, після 10 червня 2026 року паперові книжки втратять юридичну силу для підтвердження стажу — тільки ЕТК буде визнаватися.
Спрощення бюрократії. Більше не потрібно носити з собоюкнижку бумажну яку можна втратити до держ органів. ЕТК доступна онлайн через особистий кабінет на порталі ПФУ або в мобільному додатку. Роботодавці автоматично вносять записи про прийом/звільнення, відпустки та премії, що зменшує помилки та корупційні ризики.
Інтеграція з цифровими сервісами. Закон (стаття 7) передбачає обмін даними між Єдиним державним реєстром відомостей про трудову діяльність (який веде Мінекономіки) та ПФУ. Це автоматично враховує стаж для пенсійних розрахунків, без додаткових довідок. Для фрілансерів чи тих, хто працював за кордоном, оцифровка полегшить визнання іноземного стажу.
Правові гарантії. Стаття 4 Закону зобов'язує роботодавців з 5 жовтня 2021 року вести ЕТК паралельно з паперовою. Працівники мають право на безоплатну оцифровку, а держава забезпечує конфіденційність даних (стаття 10). У разі спорів ЕТК має пріоритет над паперовою, якщо останню не оцифровано вчасно.

За даними ПФУ, станом на вересень 2025 року понад 70% працюючих українців уже мають ЕТК, але мільйони пенсіонерів та безробітних ризикують втратити стаж через пасивність. Оцифровка — це інвестиція в майбутнє: повний стаж може додати до пенсії тисячі гривень щомісяця.

Як оцифровувати трудову книжку: покрокова інструкція

Процес оцифровки простий, але вимагає уваги до деталей. Закон (стаття 5) покладає основну відповідальність на роботодавця, але працівники мусять ініціювати перевірку. Якщо ви працюєте, зверніться до кадровика; якщо ні — робіть самостійно.
Ми розробили детальну покрокову інструкція як це зробити:

Крок 1: Підготуйте документи

Скануйте всі сторінки трудової книжки. Використовуйте сканер або мобільний додаток (наприклад, Adobe Scan чи CamScanner) для створення PDF-файлів високої якості (роздільна здатність не менше 300 DPI). Кожна сторінка — окремий файл або один архів.
Зберіть підтверджуючі документи. Це трудові договори, накази про прийом/звільнення, довідки з попередніх місць роботи, військові квитки (для військової служби) та навіть чеки про сплату ЄСВ (єдиний соціальний внесок). Якщо стаж неповний, додайте пояснювальні записки.
Порада: Якщо книжка загублена, зверніться до останнього роботодавця за дублікатом (стаття 6 Закону). Для стажу до 2000 року використовуйте архівні довідки.

Крок 2: Створіть особистий кабінет

Зареєструйтеся на порталі ПФУ. Перейдіть на сайт gov.ua або завантажте додаток "Дія" чи "Пенсійний фонд України" (доступний в App Store/Google Play).
Авторизуйтеся через BankID, ЕЦП або "Дію". Якщо немає — отримайте електронний підпис у ЦНАПі чи банку.
Перейдіть у розділ "Електронна трудова книжка". Тут ви побачите автоматично сформовану ЕТК на основі даних від роботодавців (з 2021 року).

Крок 3: Завантажте та перевірте дані

Завантажте скановані файли. У розділі "Оцифровка" оберіть опцію "Завантажити документи" та прикріпіть PDF. Система автоматично розпізнає записи за допомогою OCR (оптичного розпізнавання тексту).
Перевірте записи. Порівняйте електронні дані з оригіналами: дати, посади, причини звільнення. Якщо є розбіжності, подайте заяву на виправлення (стаття 8 Закону). ПФУ розглядає її протягом 10 днів.
Підтвердіть стаж. У кабінеті з'явиться розрахунок страхового стажу — перевірте, чи враховано всі періоди (включно з декретами, навчанням та безробіттям).

Крок 4: Отримайте підтвердження

Після обробки (до 30 днів) ви отримаєте електронне повідомлення та витяг з ЕТК. Збережіть його як PDF.
Якщо працюєте — роботодавець оновить ЕТК автоматично через портал Мінекономіки.

Часові рамки: Почніть зараз. Повний цикл займає 1–2 місяці, але черги в ЦНАПах зростають ближче до дедлайну.

Наслідки несвоєчасної оцифровки: чому не варто зволікати?

Закон (стаття 12) чітко визначає ризики: після 10 червня 2026 року паперова трудова книжка не буде прийматися для підтвердження стажу. А тому, відповідно будуть наслідки у вигляді:

Втрата стажу. Неповний запис може "стерти" 5–10 років роботи, зменшивши пенсію на 20–30%.
Затримки в оформленні. Пенсію доведеться переоформлювати з нуля, що затягне на місяці.
Штрафи для роботодавців. За неведення ЕТК — до 10 мінімальних зарплат (стаття 265 КЗпП).
Соціальні наслідки. Без повного стажу — проблеми з субсидіями, медстраховкою та пільгами.

ПФУ фіксує тисячі скарг щороку: люди, які ігнорували терміни, стикаються з судовими позовами. Але хороша новина: оцифровка безкоштовна, а держава надає гарячу лінію для консультацій.

Закон № 1217-IX створив зручну систему, де дані про вашу працю зберігаються надійно та доступно. Почніть з малого: перевірте кабінет на порталі ПФУ вже сьогодні. До 2026 року лишилося менше року — не ризикуйте своїм стажем і пенсією. Якщо маєте сумніви, зверніться до юриста чи ЦНАПу. Пам'ятайте: електронна трудова книжка — це ваш цифровий паспорт до стабільного майбутнього!