Зразок заяви на щорічну відпустку: повний посібник для працівників та роботодавців
У сучасному світі щоденної праці, щорічна відпустка є не просто приємним бонусом, а фундаментальним правом працівника, закріпленим у законодавстві України. Вона дозволяє відновити сили, провести час з родиною та уникнути професійного вигорання. Однак для отримання відпустки необхідно правильно оформити заяву, яка є ключовим документом у цьому процесі. У цій статті для юридичного блогу ми детально розглянемо, як скласти зразок заяви на щорічну відпустку, спираючись на актуальні норми Кодексу законів про працю України (КЗпП) та Закону України "Про відпустки" . Ми надамо практичні рекомендації, зразок документа та аналіз типових помилок, щоб допомогти уникнути юридичних пасток.
Правова основа щорічної відпустки в Україні
Щорічна відпустка регулюється Законом України "Про відпустки" від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР, а також главою V КЗпП України. Згідно з частиною 1 статті 6 цього Закону, щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. У 2026 році ця норма залишається незмінною, хоча можливі індивідуальні збільшення для певних категорій працівників, наприклад, для тих, хто працює у шкідливих умовах (до 35 днів) або для педагогів (до 56 днів).
Важливо зазначити, що відпустка надається відповідно до графіка відпусток, який затверджується на підприємстві не пізніше 5 січня поточного року. Працівник має право на відпустку після 6 місяців безперервної роботи, але за згодою роботодавця її можна отримати раніше. Під час воєнного стану, який триває в Україні, деякі обмеження на відпустки можуть застосовуватися, але щорічна основна відпустка зберігається в повному обсязі для більшості працівників.
Заява на відпустку є письмовим документом, який ініціює процес. Без неї роботодавець не зобов'язаний надавати відпустку, навіть якщо вона передбачена графіком. Заява повинна бути подана не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки, щоб роботодавець міг підготувати наказ та розрахувати відпускні.
Елементи заяви на щорічну відпустку
Заява на щорічну відпустку не має суворо затвердженої форми, але повинна містити обов'язкові елементи, щоб бути юридично дійсною. Ось ключові компоненти:
- Шапка документа: Вказується посада та ПІБ керівника (директора, начальника відділу), назва підприємства, а також ПІБ та посада працівника.
- Основна частина: Чітке формулювання прохання про надання відпустки, її тип (щорічна основна, додаткова тощо), тривалість у календарних днях, дата початку та, за бажанням, дата закінчення. Якщо відпустка часткова, вкажіть це.
- Додаткові відомості: Можна додати посилання на законодавство (наприклад, ст. 6 Закону "Про відпустки"), прохання про виплату відпускних або матеріальної допомоги, якщо це передбачено колективним договором.
- Дата та підпис: Заява повинна бути датована та підписана працівником власноруч. Електронний підпис можливий, якщо підприємство використовує ЕДО (електронний документообіг).
Заява пишеться від руки або друкується, але підпис має бути оригінальним. Якщо працівник просить частину відпустки, мінімальна тривалість не повинна бути меншою за 14 днів для основної відпустки, хоча закон дозволяє поділ.
Зразок заяви на щорічну відпустку
Ось унікальний зразок заяви, адаптований для типової ситуації в 2025 році.
Ви можете скопіювати та адаптувати його під свої потреби:
Ви можете скопіювати та адаптувати його під свої потреби:
Директору ТОВ "Приклад Компанія" Іванову І. І.
Від головного бухгалтера Петренко П. П.
Заява
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних днів з 01 жовтня 2025 року по 24 жовтня 2025 року включно, відповідно до статті 6 Закону України "Про відпустки" та графіка відпусток на 2025 рік.
Прошу виплатити відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки, як передбачено частиною 1 статті 21 Закону України "Про відпустки".
05 вересня 2025 року
Підпис: _______________ (Петренко П. П.)
Цей зразок є універсальним. Для часткової відпустки змініть формулювання: "Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки тривалістю 14 календарних днів...". Якщо відпустка додаткова, вкажіть підставу (наприклад, за роботу з шкідливими умовами).
Практичні поради та типові помилки
Щоб заява була ефективною, дотримуйтесь цих рекомендацій:
- Подання заяви: Надішліть її через канцелярію або електронну пошту з підтвердженням отримання. Збережіть копію для себе.
- Якщо відмовлено: Роботодавець може відмовити, якщо відпустка порушує графік або виробничу необхідність, але повинен запропонувати альтернативу. У разі спору звертайтеся до профспілки або суду.
- Відпускні: Вони розраховуються як середня зарплата за останні 12 місяців і виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до відпустки.
Типові помилки:
- Не вказувати точну дату початку – це може призвести до зсуву графіка.
- Ігнорувати графік відпусток – заява повинна відповідати йому, інакше потрібна згода роботодавця.
- Забувати про підпис – без нього документ недійсний.
- Просити відпустку менш ніж 24 дні без підстав – це порушує мінімальну норму.
У 2025 році, з урахуванням можливих змін у законодавстві через воєнний стан, радимо перевіряти актуальні норми на сайті Верховної Ради.
Висновок
Заява на щорічну відпустку – це простий, але важливий інструмент для реалізації трудових прав. Правильно складений документ забезпечить швидке отримання відпустки без конфліктів. Пам'ятайте, що відпустка – це не лише відпочинок, а й інвестиція в здоров'я та продуктивність. Якщо ви роботодавець, забезпечте прозорий процес, щоб уникнути штрафів від Держпраці. Для індивідуальних консультацій звертайтеся до юристів. Залишайтеся в курсі змін у законодавстві – і ваші трудові відносини будуть гармонійними!